Polityka zwrotów i reklamacji

POLITYKA ZWROTÓW I REKLAMACJI

Dla przedsiębiorców (B2B) — usługa Border Force CRM

Wersja: 1.1 · Obowiązuje od: 15.11.2026

Niniejsza Polityka realizuje wymogi § 3 Regulaminu usługi Paynow (mElements S.A. / mBank S.A.) w zakresie zasad reklamacji, zwrotów i zwrotu płatności. Sprzedawcą i usługodawcą jest Topolski, Stanley & Associates Sp. z o.o. z siedzibą w Sopocie, ul. Boh. Monte Cassino 39/14, 81-767 Sopot, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0001009211, NIP 5851499597, REGON 523979996, kapitał zakładowy 5 000,00 zł, e-mail hello@topolskigroup.com, tel. +48 58 585 94 00 (dalej: „Kancelaria"). Polityka stanowi integralną część Warunków Współpracy — Border Force CRM (dalej: „Warunki").

1. Zakres

1.1 Usługa Border Force CRM świadczona jest wyłącznie na rzecz przedsiębiorców (relacja B2B) w rozumieniu art. 43(1) Kodeksu cywilnego, którzy zawierają Umowę w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową.

1.2 Ponieważ Klientami są przedsiębiorcy, nie stosuje się ustawowego, konsumenckiego prawa odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni ani innych uprawnień zastrzeżonych dla konsumentów.

1.3 Zastrzeżenie dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Jeżeli Klientem jest osoba fizyczna zawierająca Umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, a z treści Umowy wynika, że nie ma ona dla tej osoby charakteru zawodowego (wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej działalności, udostępnionego na podstawie przepisów o CEIDG), przysługuje jej prawo odstąpienia od Umowy na zasadach ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (art. 38a tej ustawy). Oświadczenie o odstąpieniu można złożyć w terminie 14 dni od zawarcia Umowy, na adres e-mail lub adres pocztowy wskazany w pkt 4.1. Jeżeli taka osoba zażądała rozpoczęcia świadczenia usługi przed upływem terminu do odstąpienia, zapłaci za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia; prawo odstąpienia nie przysługuje po pełnym wykonaniu usługi za jej wyraźną zgodą, przyjętą do wiadomości utratą tego prawa. Postanowienia pkt 1.2 i 2.2 nie ograniczają praw takiej osoby.

1.4 Zasady rozwiązania Umowy i subskrypcji określają Warunki; niniejsza Polityka reguluje zasady zwrotu płatności oraz składania i rozpatrywania reklamacji.

2. Okres próbny, rozwiązanie Umowy i subskrypcji

2.1 Bezpłatny okres próbny (14 dni) nie wymaga płatności i nie rodzi obowiązku zapłaty. Po jego upływie dostęp wygasa automatycznie; Kancelaria nie pobiera żadnych opłat i nie wystawia zamówienia odnowieniowego. Dalsze korzystanie z usługi wymaga wyboru pakietu i opłacenia zamówienia. Z okresu próbnego nie wynikają żadne zwroty, ponieważ nie pobiera się za niego płatności.

2.2 Klient może wypowiedzieć subskrypcję w każdym czasie, ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego, przez funkcję w Panelu Klienta lub wiadomością e-mail (klauzula 9.5 Warunków). Opłata za rozpoczęty okres rozliczeniowy jest bezzwrotna i nie podlega proporcjonalnemu zwrotowi (klauzula 9.6 Warunków), z zastrzeżeniem pkt 1.3 i pkt 3.1.

2.3 Rozliczenie usług dodatkowych, do których realizacji przystąpiono przed rozwiązaniem Umowy, następuje zgodnie z Warunkami oraz Potwierdzeniem Zlecenia.

3. Zwrot płatności

3.1 Zwrot płatności przysługuje wyłącznie wtedy, gdy jest należny na podstawie Umowy, w szczególności:

(a) gdy opłacona usługa nie została uruchomiona z przyczyn leżących po stronie Kancelarii;

(b) na skutek uznanej reklamacji;

(c) w przypadkach i na zasadach Gwarancji zwrotu wynagrodzenia (Załącznik nr 8 do Warunków);

(d) przy odstąpieniu od Umowy przez osobę, o której mowa w pkt 1.3;

(e) przy płatności nienależnej lub zdublowanej.

3.2 Zwrot płatności dokonanej przez Paynow (mElements S.A.) realizowany jest za pośrednictwem Paynow, tą samą metodą płatności, którą posłużył się Klient, chyba że Klient wyrazi zgodę na inne rozwiązanie niewiążące się dla niego z kosztami. Zwrot płatności dokonanej przelewem tradycyjnym następuje przelewem na rachunek, z którego wpłynęła płatność, chyba że Klient wskaże inny rachunek prowadzony na jego rzecz.

3.3 Zwrot następuje bez zbędnej zwłoki od dnia, w którym ustalono, że jest należny, lub od uznania reklamacji. W przypadku odstąpienia od Umowy przez osobę, o której mowa w pkt 1.3, zwrot następuje w terminie przewidzianym w ustawie o prawach konsumenta — nie później niż 14 dni od otrzymania oświadczenia o odstąpieniu. Kwota zwrotu może zostać pomniejszona o wynagrodzenie należne za świadczenia spełnione do dnia, w którym zwrot stał się należny. Termin uznania środków na rachunku Klienta zależy od operatora płatności i banku Klienta.

3.4 Jeżeli do płatności wystawiono fakturę, zwrot dokumentuje się fakturą korygującą wystawioną w systemie księgowym Kancelarii.

4. Reklamacje usług

4.1 Reklamacje dotyczące usług świadczonych przez Kancelarię można składać:

(a) e-mailem na adres hello@topolskigroup.com;

(b) pisemnie na adres do korespondencji reklamacyjnej: Topolski, Stanley & Associates Sp. z o.o., ul. Boh. Monte Cassino 39/14, 81-767 Sopot;

(c) telefonicznie pod numerem +48 58 585 94 00 — Kancelaria potwierdza wtedy przyjęcie reklamacji e-mailem.

4.2 Reklamacja powinna zawierać:

(a) dane Klienta oraz dane kontaktowe;

(b) identyfikację zamówienia lub usługi (np. numer zamówienia ZAM lub Potwierdzenia Zlecenia);

(c) opis zastrzeżeń;

(d) żądanie Klienta.

4.3 Kancelaria rozpatruje reklamację bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni od jej otrzymania, i informuje Klienta o sposobie rozpatrzenia na wskazany adres e-mail lub pisemnie. Jeżeli reklamacja nie zawiera danych potrzebnych do jej rozpatrzenia, Kancelaria wzywa do ich uzupełnienia; termin biegnie od otrzymania uzupełnienia.

5. Reklamacje dotyczące płatności

5.1 Reklamacje dotyczące przebiegu płatności (transakcji Paynow) należy kierować do operatora płatności — mElements S.A. (we współpracy z mBank S.A.). Regulaminy i dane kontaktowe: https://www.paynow.pl/regulaminy.

5.2 Reklamacje płatności rozpatruje mElements S.A. zgodnie z „Regulaminem przyjmowania i rozpatrywania reklamacji w mElements S.A." — w terminie 15 dni roboczych, a w szczególnie skomplikowanych przypadkach do 35 dni roboczych.

5.3 Płatności kartowe realizuje Worldline Financial Services (Europe) S.A.; podmiotami pośredniczącymi są Visa, Mastercard oraz Autopay.

6. Właściwość i prawo

6.1 Niniejsza Polityka oraz Umowa podlegają prawu polskiemu.

6.2 Do rozstrzygania sporów wynikających z Umowy właściwe są sądy powszechne w Gdańsku, z wyjątkiem sporów z osobami, o których mowa w pkt 1.3, do których stosuje się przepisy ogólne o właściwości sądu.